HR dashboarding & technology

Van losse processen naar één duidelijke basis

Personeelsprocessen lopen door de hele organisatie. Nieuwe medewerkers moeten goed kunnen starten, verlof en verzuim moeten correct worden geregistreerd en declaraties moeten zonder onnodige tussenstappen worden verwerkt.

Als dat allemaal via losse documenten, e-mails en handmatige acties gebeurt, ontstaan snel fouten en vertraging. Ook is vaak onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.

Een goed ingericht HR-systeem brengt deze processen samen. Vaste werkstromen zorgen ervoor dat taken in de juiste volgorde worden uitgevoerd, gegevens worden centraal vastgelegd en medewerkers en leidinggevenden kunnen zelf acties uitvoeren. Zo wordt de organisatie minder afhankelijk van losse bestanden en kennis bij één medewerker.

Minder administratie, betere informatie

OneLane begeleidt organisaties bij de keuze, inrichting en invoering van HR-systemen. Daarbij beginnen we niet bij de software, maar bij wat jouw organisatie nodig heeft.

Soms is een digitaal personeelsdossier met verlofregistratie voldoende. In andere situaties is een bredere inrichting nodig, bijvoorbeeld voor onboarding, recruitment, talentmanagement, declaraties, verzuim, dashboards en leren en ontwikkelen.

Een goed ingericht systeem neemt veel handmatig werk uit handen. Nieuwe medewerkers krijgen automatisch de juiste taken en informatie. Contracten en documenten worden digitaal opgeslagen. Mutaties en declaraties kunnen rechtstreeks worden verwerkt en verlof en verzuim worden op één manier geregistreerd.

Ook koppelingen met de salarisadministratie zijn daarbij vaak nodig. Gegevens hoeven dan niet meerdere keren te worden ingevoerd en wijzigingen worden correct doorgegeven. Dat verkleint de kans op fouten.

Dashboards maken gegevens daarnaast beter bruikbaar. Je ziet bijvoorbeeld hoe verzuim en personeelsverloop zich ontwikkelen, hoeveel fte je in dienst hebt en hoe de personeelskosten veranderen.

Systemen met elkaar laten samenwerken

Een HR-systeem staat zelden op zichzelf. Daarom kijken we ook naar koppelingen met bijvoorbeeld salaris-, uren- en planningssystemen.

Door systemen goed met elkaar te verbinden, voorkom je dubbele invoer en verschillen tussen administraties. Gewerkte uren, toeslagen en personeelsmutaties kunnen automatisch worden doorgegeven. Daardoor beschikken finance, leidinggevenden en HR sneller over dezelfde gegevens.

Met een processcan brengen we eerst in kaart hoe de belangrijkste personeels- en salarisprocessen nu verlopen. Samen bekijken we waar onnodige handelingen zitten, waar fouten kunnen ontstaan en welke stappen geautomatiseerd kunnen worden. Op basis daarvan bepalen we welke inrichting bij jouw organisatie past.

Een systeem werkt pas als mensen het gebruiken

Nieuwe software alleen lost weinig op. Medewerkers en leidinggevenden moeten begrijpen hoe het systeem werkt en weten wat er van hen wordt verwacht.

Daarom besteden we tijdens de implementatie ook aandacht aan gebruik en begeleiding. We richten rollen, verantwoordelijkheden en processen duidelijk in en betrekken de juiste mensen op het juiste moment. Met heldere communicatie, praktische uitleg en ondersteuning na de ingebruikname zorgen we ervoor dat het systeem onderdeel wordt van de dagelijkse manier van werken.