Transfer pricing: laat de winstverdeling aansluiten op de werkelijkheid

Transfer pricing begint bij je onderneming

Transfer pricing wordt vaak gezien als een fiscale documentatieverplichting. Maar documentatie is pas het sluitstuk.

De eerste vraag is hoe de groep werkelijk functioneert. Welke vennootschap ontwikkelt producten? Waar worden commerciële beslissingen genomen? Wie onderhoudt klantrelaties? Wie bezit waardevolle activa? En welke onderneming draagt het risico wanneer omzet tegenvalt, een product mislukt of een klant niet betaalt?

De antwoorden bepalen welk deel van de groepswinst bij iedere onderneming past.

Dat speelt bij vrijwel iedere transactie tussen gelieerde ondernemingen, waaronder:

• levering van producten en grondstoffen;
• distributie en verkoop;
• productie en contract manufacturing;
• management- en ondersteunende diensten;
• IT-, HR-, finance- en marketingdiensten;
• onderzoek en ontwikkeling;
• licenties en intellectueel eigendom;
• leningen en rekening-courantverhoudingen;
• garanties en cash pooling;
• detachering van personeel;
• kostendoorbelastingen;
• herstructureringen;
• overdracht van activiteiten, activa of risico’s.

De prijs op een factuur is daarom nooit het volledige transfer-pricingvraagstuk. Ook de voorwaarden, verantwoordelijkheden en risicoverdeling moeten zakelijk zijn.

Zakelijke voorwaarden tussen groepsmaatschappijen

Onafhankelijke ondernemingen onderhandelen ieder vanuit hun eigen belang. Binnen een groep worden voorwaarden vaak centraal bepaald. Daardoor bestaat het risico dat een vergoeding niet aansluit op wat onafhankelijke partijen in een vergelijkbare situatie zouden afspreken.

Het arm’s-lengthbeginsel verlangt dat transacties tussen gelieerde ondernemingen worden beoordeeld alsof onafhankelijke partijen met elkaar handelen.

Daarbij kijken we onder meer naar:

• de aard van de transactie;
• de functies van iedere partij;
• de gebruikte materiële en immateriële activa;
• de contractueel toegewezen risico’s;
• wie de risico’s daadwerkelijk beheerst;
• de financiële capaciteit om risico’s te dragen;
• de economische omstandigheden;
• de markt waarin partijen actief zijn;
• beschikbare vergelijkbare transacties;
• realistische alternatieven voor iedere partij.

Een schriftelijk contract is belangrijk, maar niet doorslaggevend wanneer de praktijk anders is. De feitelijke uitvoering bepaalt uiteindelijk welke onderneming waarde creëert en welk resultaat daarbij hoort.

Een transfer-pricingbeleid dat mensen kunnen uitvoeren

Een goed transfer-pricingbeleid geeft antwoord op concrete vragen:

Welke transacties vinden binnen de groep plaats? Welke onderneming vervult welke rol? Welke prijsstellingsmethode gebruiken we? Welke kosten horen in de grondslag? Wanneer vindt facturatie plaats? En wat doen we wanneer de werkelijke marge afwijkt van de afgesproken uitkomst?

OneLane legt dit vast in een begrijpelijk en werkbaar beleid.

Dat beleid kan onder meer beschrijven:

• de organisatiestructuur en waardeketen;
• de belangrijkste intercompany transacties;
• functies, activa en risico’s per entiteit;
• de gekozen transfer-pricingmethode;
• de toepassing van benchmarks;
• de berekening van prijzen, marges en opslagen;
• de behandeling van bijzondere kosten;
• facturatiemomenten;
• periodieke controles;
• year-end adjustments;
• verantwoordelijkheden binnen de organisatie;
• vereiste overeenkomsten en documentatie.

We vermijden onnodig theoretische modellen. Het beleid moet bruikbaar zijn voor tax, finance, controlling en de lokale administratie.

De juiste transfer-pricingmethode

Er bestaat geen methode die automatisch voor iedere transactie geschikt is. De beste methode hangt af van de kenmerken van de transactie en de informatie die beschikbaar is.

Mogelijke methoden zijn:

• de comparable uncontrolled price method;
• de resale price method;
• de cost-plusmethode;
• de transactional net margin method;
• de profit-splitmethode.

Daarnaast kunnen bij specifieke transacties andere waarderings- of analysetechnieken relevant zijn.

Bij de keuze van een methode kijken we onder meer naar:

• de aard van het product of de dienst;
• de functies en risico’s van de betrokken ondernemingen;
• de beschikbaarheid van interne of externe vergelijkingsinformatie;
• de betrouwbaarheid van financiële gegevens;
• de aanwezigheid van unieke immateriële activa;
• de mate waarin partijen gezamenlijk waarde creëren;
• de mogelijkheid om verschillen betrouwbaar te corrigeren.

We kiezen niet automatisch de methode die het eenvoudigst te berekenen is. De methode moet passen bij de werkelijke transactie en een verdedigbare zakelijke uitkomst opleveren.

Benchmarking en vergelijkbare ondernemingen

Bij veel transfer-pricingmethoden is marktinformatie nodig. Een benchmarkonderzoek helpt bepalen welke prijzen, marges, opslagen of rentepercentages onafhankelijke ondernemingen hanteren.

OneLane kan benchmarkonderzoek uitvoeren voor onder meer:

• distributieactiviteiten;
• productieactiviteiten;
• ondersteunende diensten;
• managementdiensten;
• onderzoek en ontwikkeling;
• leningen;
• garanties;
• royalty’s en licenties;
• andere terugkerende groepsactiviteiten.

Een databasezoektocht alleen is niet genoeg. De geselecteerde ondernemingen of transacties moeten voldoende vergelijkbaar zijn met de onderzochte activiteit.

Daarom beoordelen we:

• geografische markten;
• bedrijfsactiviteiten;
• omvang en ondernemingsfase;
• functies en risico’s;
• gebruikte activa;
• beschikbare financiële gegevens;
• uitzonderlijke omstandigheden;
• verliesgevende of afwijkende jaren;
• mogelijke vergelijkbaarheidsaanpassingen.

De benchmark vormt vervolgens geen los percentage, maar onderdeel van de bredere onderbouwing.

Intercompany diensten en management fees

Binnen groepen worden regelmatig centrale diensten verleend. Denk aan management, finance, IT, HR, marketing, juridische ondersteuning of inkoop.

Daarbij moet eerst worden vastgesteld of de ontvangende groepsmaatschappij daadwerkelijk een voordeel ontvangt. Vervolgens moet worden bepaald welke kosten mogen worden doorbelast, welke verdeelsleutel passend is en of een opslag nodig is.

We onderzoeken onder meer:

• welke diensten daadwerkelijk worden verricht;
• wie de diensten ontvangt;
• of de activiteiten een zakelijke waarde hebben;
• of sprake is van aandeelhoudersactiviteiten;
• of diensten dubbel worden uitgevoerd;
• welke directe en indirecte kosten relevant zijn;
• welke allocatiesleutel het gebruik weerspiegelt;
• welke opslag zakelijk is;
• welke bewijsstukken beschikbaar zijn;
• hoe de diensten worden gefactureerd en geboekt.

Een omschrijving als ‘management fee’ zonder verdere onderbouwing is meestal onvoldoende. De overeenkomst, kostenberekening, facturen en feitelijke dienstverlening moeten samen duidelijk maken waarvoor wordt betaald.

Groepsfinanciering en zakelijke rente

Leningen, rekening-courantposities, cash pooling en garanties vragen om een afzonderlijke transfer-pricinganalyse.

Een rentepercentage kan niet uitsluitend worden gebaseerd op de financieringskosten van de groep of op een algemeen markttarief. Ook de kredietwaardigheid van de lener, looptijd, valuta, zekerheden en voorwaarden zijn relevant.

OneLane adviseert onder meer over:

• de kwalificatie van de financiering;
• de kredietwaardigheid van de lener;
• de invloed van groepsondersteuning;
• looptijd en aflossing;
• zekerheden en rangorde;
• zakelijke rentepercentages;
• rekening-courantverhoudingen;
• cash-poolvergoedingen;
• garanties;
• treasuryactiviteiten;
• documentatie en leningsovereenkomsten;
• aansluiting op renteaftrekbeperkingen en andere fiscale regels.

We beoordelen ook of onafhankelijke partijen de financiering in de gekozen vorm zouden zijn aangegaan. Soms ligt het vraagstuk daardoor niet alleen bij het rentepercentage, maar ook bij de omvang of voorwaarden van de lening.

Intellectueel eigendom en waardecreatie

Merken, technologie, software, data, knowhow en andere immateriële activa kunnen een belangrijk deel van de groepswaarde vertegenwoordigen.

Juridisch eigendom alleen bepaalt niet automatisch welke onderneming recht heeft op de bijbehorende opbrengsten. Ook relevant is waar de activiteiten rond ontwikkeling, verbetering, onderhoud, bescherming en exploitatie worden uitgevoerd en beheerst.

We brengen onder meer in kaart:

• welke immateriële activa aanwezig zijn;
• wie het juridische eigendom heeft;
• waar ontwikkeling plaatsvindt;
• wie belangrijke beslissingen neemt;
• wie de kosten financiert;
• wie risico’s beheerst en draagt;
• welke ondernemingen bijdragen aan de waarde;
• hoe licenties en royalty’s zijn ingericht;
• of een overdracht of herstructurering plaatsvindt;
• hoe de vergoeding kan worden bepaald.

Bij waardevolle of unieke immateriële activa is een standaard benchmark niet altijd voldoende. Dan kan een bredere waarderings- of winstverdelingsanalyse nodig zijn.

Documentatie die het beleid onderbouwt

Transfer-pricingdocumentatie moet laten zien welke intercompany transacties plaatsvinden, hoe prijzen en voorwaarden zijn bepaald en waarom de uitkomst zakelijk is.

Welke documentatie nodig is, hangt af van de omvang en internationale structuur van de groep en van de lokale regels in de betrokken landen.

Mogelijke onderdelen zijn:

• een transfer-pricingbeleid;
• een groepsdossier of master file;
• een lokaal dossier of local file;
• Nederlandse transfer-pricingdocumentatie;
• benchmarkonderzoeken;
• intercompany overeenkomsten;
• berekeningen van prijzen en marges;
• onderbouwing van financiële transacties;
• Country-by-Country Reporting;
• notificaties en andere rapportages;
• documentatie van bijzondere transacties;
• bewijs van de jaarlijkse implementatie.

Een dossier moet actueel zijn. Een beschrijving van de organisatie van enkele jaren geleden is weinig waard wanneer activiteiten, mensen en risico’s inmiddels zijn verplaatst.

Daarom koppelen we documentatie aan de jaarlijkse compliancecyclus en aan belangrijke veranderingen binnen de groep.

Transfer pricing geldt ook buiten de grootste multinationals

Formele dossierverplichtingen kunnen afhankelijk zijn van de omvang van de groep. De verplichting om zakelijke voorwaarden te hanteren is echter breder.

Ook kleinere en middelgrote ondernemingen moeten hun intercompany transacties kunnen uitleggen en onderbouwen. De omvang van de analyse en documentatie kan daarbij worden afgestemd op:

• de grootte van de onderneming;
• het bedrag en karakter van de transacties;
• de betrokken landen;
• de complexiteit van de waardeketen;
• het fiscale risico;
• de beschikbaarheid van informatie.

Een praktische proportionaliteitsbenadering voorkomt dat een kleinere groep een omvangrijk internationaal dossier krijgt dat niemand gebruikt. Tegelijkertijd moet de onderbouwing sterk genoeg blijven om vragen van een belastingdienst te beantwoorden.

Van beleid naar facturatie en administratie

Een transfer-pricingrapport dat niet in de cijfers terugkomt, beschermt de onderneming nauwelijks.

In de praktijk zien we bijvoorbeeld dat:

• intercompany facturen niet of te laat worden verstuurd;
• een verkeerde kostengrondslag wordt gebruikt;
• overeengekomen opslagen niet worden toegepast;
• financiële resultaten buiten de benchmark vallen;
• contracten niet aansluiten op de werkzaamheden;
• lokale administraties verschillende uitgangspunten gebruiken;
• correcties pas na het sluiten van het boekjaar worden ontdekt;
• btw-, douane- of bronbelastinggevolgen worden gemist.

OneLane helpt het beleid daarom implementeren.

We ondersteunen met:

• rekenmodellen;
• instructies voor finance en controlling;
• intercompany overeenkomsten;
• facturatieprocessen;
• transfer-pricingcodes en grootboekstructuren;
• periodieke margebewaking;
• kwartaal- en jaarafsluitingen;
• true-ups en year-end adjustments;
• aansluiting op consolidatie en tax compliance;
• interne controles;
• training van lokale teams.

Het doel is dat de uitkomst gedurende het jaar wordt gestuurd, niet achteraf kunstmatig wordt gerepareerd.

Transfer pricing bij groei en herstructurering

Wanneer een onderneming internationaal groeit, veranderen functies en verantwoordelijkheden vaak sneller dan het transfer-pricingbeleid.

Een lokale verkoopvestiging kan bijvoorbeeld eigen klanten gaan ontwikkelen, een productieteam kan meer beslissingen nemen of waardevolle kennis kan naar een nieuwe locatie verschuiven. Daardoor kan de bestaande winstverdeling niet langer aansluiten op de werkelijkheid.

Ook een reorganisatie kan transfer-pricinggevolgen hebben wanneer activiteiten, contracten, activa, risico’s of winstpotentieel worden overgedragen.

Wij ondersteunen onder meer bij:

• toetreding tot nieuwe markten;
• oprichting van buitenlandse groepsmaatschappijen;
• wijziging van distributie- of productiemodellen;
• centralisatie van functies;
• verplaatsing van personeel;
• overdracht van intellectueel eigendom;
• wijziging van financieringsstructuren;
• integratie na een overname;
• carve-outs en afsplitsingen;
• sluiting of afbouw van activiteiten;
• overdracht van contracten en klantenrelaties;
• beoordeling van mogelijke exit charges.

We beoordelen de transfer-pricingpositie voordat de nieuwe structuur wordt ingevoerd. Daardoor kunnen juridische, fiscale, financiële en operationele keuzes gezamenlijk worden gemaakt.

Transfer pricing bij fusies en overnames

Transfer-pricingrisico’s blijven bij een overname niet achter in het oude dossier. Ze kunnen invloed hebben op de waarde, garanties, fiscale vrijwaringen en integratie van de onderneming.

Tijdens een due diligence beoordelen we bijvoorbeeld:

• welke intercompany transacties bestaan;
• of documentatie beschikbaar en actueel is;
• of de gehanteerde prijzen overeenkomen met het beleid;
• of marges binnen de onderbouwde bandbreedte vallen;
• of management fees en groepsdiensten aantoonbaar zijn;
• of leningen en garanties zakelijk zijn;
• of eerdere herstructureringen goed zijn vastgelegd;
• of correcties of onderzoeken lopen;
• of verschillende landen inconsistente posities innemen;
• welke wijzigingen na de transactie nodig zijn.

Na een overname helpen we het transfer-pricingbeleid van de nieuwe groep implementeren zonder de commerciële en administratieve praktijk uit het oog te verliezen.

Onderzoek door de Belastingdienst

Bij een transfer-pricingonderzoek vraagt de Belastingdienst meestal niet alleen naar een rapport. Ook overeenkomsten, e-mails, organogrammen, financiële gegevens, besluitvorming en de feitelijke werkzaamheden kunnen worden onderzocht.

Een belastingdienst wil kunnen vaststellen:

• welke transacties daadwerkelijk hebben plaatsgevonden;
• welke functies mensen in de praktijk uitvoeren;
• waar belangrijke beslissingen worden genomen;
• welke partij risico’s beheerst;
• hoe prijzen en marges zijn berekend;
• of het beleid consequent is toegepast;
• waarom resultaten afwijken;
• of dezelfde transactie in verschillende landen consistent wordt behandeld.

OneLane ondersteunt bij:

• het analyseren van informatieverzoeken;
• het verzamelen en structureren van gegevens;
• het beoordelen van bestaande documentatie;
• het voorbereiden van interviews;
• het opstellen van inhoudelijke reacties;
• overleg met de Belastingdienst;
• berekening van mogelijke correcties;
• bezwaar en beroep;
• afstemming met adviseurs in andere landen;
• herstel van processen en documentatie.

We zorgen dat technische standpunten worden ondersteund door de feiten en dat de onderneming één consistent verhaal presenteert.

Correcties en dubbele belasting

Wanneer één land de winst van een groepsmaatschappij verhoogt, betekent dit niet automatisch dat het andere land de winst verlaagt. Zonder een corresponderende correctie kan dezelfde winst daardoor tweemaal worden belast.

Bij een transfer-pricinggeschil beoordelen we:

• de technische grondslag van de correctie;
• de onderliggende feiten;
• de gebruikte methode en vergelijkingsgegevens;
• de gevolgen in andere landen;
• mogelijkheden voor een corresponderende correctie;
• overlegprocedures tussen landen;
• bezwaar- en beroepsmogelijkheden;
• verwerking in de administratie;
• gevolgen voor rente, bronbelasting en andere belastingen.

Internationale afstemming is hierbij essentieel. Een lokaal gunstige oplossing kan ongunstig uitwerken wanneer de andere betrokken belastingdienst deze niet accepteert.

Vooraf zekerheid creëren

Bij belangrijke of terugkerende transacties kan het wenselijk zijn om vooraf meer zekerheid te verkrijgen over de fiscale behandeling.

Afhankelijk van de situatie kan OneLane ondersteunen bij:

• vooroverleg met de Belastingdienst;
• een advance pricing agreement;
• bilaterale of multilaterale afstemming;
• analyse van de gewenste looptijd en scope;
• voorbereiding van feiten en financiële gegevens;
• coördinatie met buitenlandse adviseurs;
• monitoring van overeengekomen voorwaarden.

Vooroverleg is niet voor iedere onderneming of transactie nodig. We beoordelen eerst of de verwachte zekerheid opweegt tegen de tijd, informatie en voortdurende verplichtingen die het proces vraagt.

Onze aanpak

1. We begrijpen hoe de groep geld verdient
We beginnen bij de onderneming. We spreken met de mensen die betrokken zijn bij strategie, verkoop, productie, dienstverlening, financiering en innovatie.

2. We brengen transacties en verantwoordelijkheden in kaart
We analyseren de waardeketen, intercompany transacties, functies, activa en risico’s. Daarbij vergelijken we contracten met de feitelijke uitvoering.

3. We bepalen de zakelijke prijsstelling
We selecteren een passende methode, voeren waar nodig benchmark- of waarderingsonderzoek uit en bepalen verdedigbare prijzen, marges of voorwaarden.

4. We leggen het beleid vast
We stellen proportionele documentatie en intercompany overeenkomsten op die aansluiten op de organisatie en lokale verplichtingen.

5. We implementeren het beleid
We vertalen het advies naar facturatie, financiële modellen, systemen, verantwoordelijkheden en periodieke controles.

6. We bewaken en actualiseren
We volgen de resultaten en passen het beleid aan wanneer de onderneming, markt of regelgeving verandert.

Eén verhaal in beleid, contracten en cijfers

Transfer pricing is op orde wanneer de commerciële werkelijkheid, juridische afspraken, financiële verwerking en fiscale documentatie met elkaar overeenkomen.

Dat vraagt meer dan eenmaal per jaar een dossier actualiseren. Het vraagt duidelijke afspraken die mensen binnen de organisatie begrijpen en kunnen uitvoeren.

OneLane brengt fiscaliteit, finance en bedrijfsvoering bij elkaar. Zo wordt transfer pricing geen los complianceproject, maar een beheerst onderdeel van internationaal ondernemen.